W listopadzie 2013 r. zakończył się kolejny projekt digitalizacyjny Muzeum finansowany z Wieloletniego Programu Rządowego "Kultura+”. Nadszedł czas na podsumowanie okresu, w którym hartowała się stal, a wiec okresu w którym przygotowywane i realizowane były dwa pierwsze projekty digitalizacyjne  Budowa infrastruktury digitalizacyjnej dla kultury w sieci  i  Centrum digitalizacji zbiorów bibliotecznych MNK.

Czas przygotowania projektu, czyli czas kształtowania się koncepcji projektowej, można określić mianem romantycznego zrywu. Staraliśmy się wtedy zebrać doświadczenia instytucji krajowych i zagranicznych na polu digitalizacji i stworzyć optymalny model digitalizacji dostosowany do potrzeb i oczekiwań naszej instytucji. Powstał on z połączenia kilku sił wektorowych - pracownicy (z naciskiem na ich entuzjazm), przychylne stanowisko dyrekcji, strategia, know how, sofware, wsad merytoryczny, czy sam proces produkcyjny zdjęć cyfrowych.

Po romantyzmie przyszedł okres pozytywizmu, czyli praca organiczna. To czas, w którym wzniosłe idee nie wytrzymały próby konfrontacji z rzeczywistością. Wymagał on dużej elastyczności pracowników i dyrekcji, poszukiwania nowych alternatywnych rozwiązań i pracy pod presją czasu, próby sił z firmami zewnętrznymi.

W naszych wnioskach o dofinansowanie podeszliśmy do planowania infrastruktury digitalizacyjnej bardzo szeroko, biorąc pod uwagę przygotowanie materiałów do digitalizacji, sam proces digitalizacji, obróbkę plików, ich porządkowanie i zapisanie oraz przechowywanie i udostępnianie (z uwzględnieniem przyrostu nośników, wykonania kopii zapasowych oraz ilości miejsca potrzebnego do ich przechowywania).
Ten wysiłek zespołu projektowego nie poszedł jednak na marne, o czym świadczy parę danych liczbowych.

W ramach tych dwóch projektów digitalizacyjnych:

• Pozyskano prawie 3 mln zł (2 966 394 zł), stanowiących 100% dofinansowania. Dla porównania wysokość tej kwoty to 40-krotność rocznego budżetu MNK na inwestycje informatyczne.
• Przeprowadzono 17 postępowań o zamówienia publiczne, w tym 11 w trybie przetargu nieograniczonego.
• W toku prowadzonych prac budowlanych zostało położonych w sumie 9 200 metrów bieżących okablowania sieciowego.
• Pracownie digitalizacyjne otrzymały dwa profesjonalne zestawy fotograficzne średnioformatowe firmy Phase One, jedno urządzenie skanujące metodą fotograficzną (pierwsze tego typu w Europie) oraz siedem stacji graficznych do obsługi plików cyfrowych.
• Pozyskana w ramach projektów infrastruktura pamięci masowej jest w stanie pomieścić dane digitalizacyjne ok. 500 tys. obiektów przy założeniu średnio 3 ujęć na obiekt i wielkości pliku ok. 60 MB.
• Całkowita waga zainstalowanych UPS-ów wraz z dodatkowymi akumulatorami, to prawie 1,5 tony. System ten pozwala na podtrzymanie zasilania, przykładowo, dla 250 typowych komputerów PC używanych jednocześnie, przez co najmniej 8 minut.
• Wymieniono w działach merytorycznych sprzęt komputerowy w liczbie 51 szt. Najstarszy z nich pochodził z 1996 r.
•  Zainstalowano 53 licencje programu muzealnego i bibliotecznego wprowadzając jednolity system zarządzania obiektami muzealnymi i bibliotecznymi.

Całe to wyposażenie, z którego obecności nie zdajemy sobie sprawy na co dzień, zmieniło standard pracy naszego Muzeum. Nowoczesna sieć kategorii 7A wpłynęła na jakość połączeń wewnątrz- i międzyoddziałowych oraz zewnętrznych. Profesjonalne urządzenia digitalizacyjne umożliwiły produkcję zdjęć w wydawniczej rozdzielczości, chroniąc obiekty przed koniecznością ponownego fotografowania, a jakość cyfrowego odwzorowania jest o około pięciu razy lepsza od zwykłego sprzętu fotograficznego. Nowoczesne komputery poprawiły jakość pracy pracowników, umożliwiając prace w programach bazodanowych nowej generacji. Wdrożone oprogramowanie muzealne i biblioteczne wprowadziło zintegrowane systemy zarządzania rozlicznymi zbiorami. Zakupiony zintegrowany system biblioteczny pozwolił na przekonwertowanie danych z 28 baz (Biblioteka MNK – ponad 120 000 rekordów, Biblioteka Książąt Czartoryskich 38 000 rekordów) do dwóch baz katalogowych i czerech baz bibliograficznych oraz bazy czytelników, które są obecnie przygotowywane do udostępnienia online.

A to tylko kilka korzyści wynikających z realizacji tych projektów, dzięki którym jednak Muzeum dokonało sporego postępu i wkroczyło w świat technologii XXI wieku.

Projekt obsługiwał 8-osobowy zespół, który zaangażował się całkowicie w realizację zadań projektowych, dzięki czemu realizacja harmonogramu rzeczowo-finansowego przebiegała planowo.
Te dwa projekty digitalizacyjne zamknęły pewną całość inwestycyjną, dzięki której jesteśmy dziś w Polsce najlepiej wyposażonym Muzeum w systemy i urządzenia służące do digitalizacji. 

Dofinansowano ze środków Programu Wieloletniego Kultura+

Przygotowanie: Joanna Niewidok/EU