INSTRUKCJA DOTYCZĄCA WYPOŻYCZEŃ Z MNK

WSTĘP (wypożyczenia w granicach RP i poza granicami)

Polityka Muzeum Narodowego w Krakowie polega na udostępnianiu obiektów zawsze wtedy, gdy wypożyczenie jest możliwe, to znaczy – kiedy obiekt jest w stanie konserwatorskim umożliwiającym jego podróż i ekspozycję i kiedy nie jest przewidziany w naszych własnych planach wystawienniczych. Wypożyczenia są ważnym elementem udostępniania zbiorów narodowych jak najszerszej publiczności i umożliwienia ich oglądania w nowym otoczeniu. Dlatego staramy się przychylnie traktować spływające do nas prośby. Często wypożyczamy nasze zbiory do różnych instytucji w kraju, a także wielu placówkom muzealnym i kulturalnym poza jego granicami. Muzeum Narodowe w Krakowie wypożycza długoterminowo ponad 400 obiektów rocznie, a około 3500 obiektów jest wypożyczanych krótkoterminowo. Decyzja dotycząca ewentualnego wypożyczenia obiektu zależy od wielu czynników, które zostaną wyjaśnione w niniejszej instrukcji.

Niniejsza instrukcja ma na celu zapewnienie wsparcia w skutecznym wnioskowaniu o wypożyczenie z naszych zbiorów. Po wstępnym zatwierdzeniu wniosku, oczekuje się od wypożyczającego spełnienia szeregu warunków. Warunki wypożyczenia, polityka wypożyczeń, a także warunki jakie muszą zostać spełnione przez otoczenie w przypadku wypożyczenia, zostały zamieszczone na końcu niniejszej instrukcji.

Muzeum Narodowe w Krakowie posiada Sekcję ds. Ruchu Muzealiów i Kwerend Naukowych w Dziale Inwentarzy, która zajmuje się koordynacją wypożyczeń ze wszystkich działów Muzeum. Informacje kontaktowe znajdują się na naszej stronie internetowej oraz zostają zamieszczone na końcu niniejszego dokumentu.


Kto może wypożyczyć obiekty? (w RP i poza granicami)

MNK rozpatruje wnioski o wypożyczenie przesłane przez każde muzeum, galerię lub inną instytucję kultury. Z zasady nie wypożycza się obiektów osobom prywatnym. Obiekty są wypożyczane w celu ich publicznego wystawienia lub specjalistycznych badań bądź przeprowadzenia konserwacji.

Decyzja dotycząca wypożyczenia uzależniona jest od szeregu czynników, w tym:

• Czy obiekty nie są uwzględnione w planach ekspozycyjnych Muzeum lub zostały wcześniej zgłoszone do wypożyczenia przez inną instytucję.
• Czy warunki przechowywania i ekspozycji odpowiadają normom przyjętym przez MNK
• Czy zabezpieczenia w miejscu proponowanej ekspozycji są odpowiednie i spełniają wymogi Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 2 września 2014 r. w sprawie zabezpieczania zbiorów muzeum przed pożarem, kradzieżą i innym niebezpieczeństwem grożącym ich zniszczeniem lub utratą (Dz. Ustaw z 2014, poz. 1240)
• Czy obiekty zostaną udostępnione publiczności.
• Czy ich stan zachowania umożliwia podróżowanie .
• Czy plan lub scenariusz wystawy jest zgodny z Misją Muzeum Narodowego w Krakowie i czy odpowiada randze obiektów, których dotyczy wniosek o wypożyczenie.
• Kiedy ostatnio obiekt był wypożyczany lub eksponowany (ważne przy prośbach o wypożyczenie obiektów szczególnie wrażliwych np. papierów czy tkanin)

W jaki sposób wystąpić o wypożyczenie? (wypożyczenie w granicach RP i poza granicami)

Wszystkie wnioski o wypożyczenie do ekspozycji muszą być skierowane na piśmie do Dyrektora Muzeum Narodowego w Krakowie lub przesłane za pomocą naszego internetowego formularza wniosku. W swoim wniosku proszę określić następujące kwestie:

• Lista obiektów z numerami inwentarzowymi MNK
• Daty i tytuł wystawy lub projektu.
• Zakres i merytoryczny plan wystawy lub projektu.
• Informacje kontaktowe organizatora i/lub miejsca/miejsc wystawy/wpis do KRS, wpis do Rejestru Instytucji Kultury, etc.

Jeżeli nie macie Państwo pewności, które obiekty chcielibyście wypożyczyć lub jakie obiekty MNK posiada w swoich zbiorach, najpierw powinniście się skontaktować z odpowiednim kuratorem, gdyż on będzie mógł wam najlepiej doradzić w sprawie wyboru odpowiednich obiektów. Kwerendy w Działach należy przeprowadzić za pośrednictwem Sekcji ds. Ruchu Muzealiów i Kwerend Naukowych, kontaktując się mailowo na adres: bmaj@mnk.pl lub pnowak@mnk.pl. Następnie zalecamy wizytę w Muzeum, by zobaczyć przedmioty przed złożeniem wniosku o wypożyczenie. Wizytę taką można uzgodnić z opiekunem danej kolekcji, również za pośrednictwem wspomnianej Sekcji.

Proszę upewnić się, że macie Państwo wystarczająco dużo czasu na opisane wyżej poszukiwania oraz że po uzyskaniu szczegółowych informacji dotyczących przedmiotów wystarczy czasu na złożenie wniosku z dziewięciomiesięcznym wyprzedzeniem. Każdy wniosek dotyczący wypożyczenia do instytucji w kraju musi być złożony na, co najmniej, dziewięć miesięcy przed oczekiwanym terminem wypożyczenia. W przypadku wypożyczeń za granicę zalecany jest termin jednego roku.


Proces decyzyjny (obie wersje)

Po otrzymaniu wniosku o wypożyczenie skierowanego do Dyrektora Muzeum Narodowego w Krakowie, jest on przekazywany Sekcji ds. Ruchu Muzealiów i Kwerend Naukowych, która w oparciu o opinię opiekunów kolekcji i konserwatorów przystępuje lub nie do realizacji wypożyczenia.

Wniosek może zostać zatwierdzony pod warunkiem, że wypożyczający spełni wszystkie przewidziane warunki wypożyczenia. Następnie Sekcja Ruchu Muzealiów i Kwerend Naukowych zleci sprawdzenie miejsca ekspozycji pod względem bezpieczeństwa, warunków otoczenia i możliwości wystawiania. W razie wątpliwości umówiona zostanie wizyta in situ konserwatorów i specjalistów ds. zabezpieczeń. W razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości prosimy kontaktować się z Sekcją Ruchu Muzealiów i Kwerend Naukowych.

Przygotowanie wypożyczonych przedmiotów do wysyłki (obie wersje)

Aby decyzja o realizacji wypożyczenia została zatwierdzona przez Dyrektora, pracownicy pionu Konserwacji i Przechowywania Zbiorów przygotują dokładny stan zachowania obiektów - czy są one w wystarczająco dobrym stanie, by je wypożyczyć. Po uzyskaniu pozytywnej opinii opiekunów zbiorów i konserwatorów Sekcja ds. Ruchu Muzealiów i Kwerend Naukowych powiadomi wnioskującego w formie pisemnej, które obiekty wymienione w piśmie są w dobrym stanie i kwalifikują się do wypożyczenia. Jeżeli przedmioty nie nadają się do wypożyczenia, wypożyczający zostanie o tym również powiadomiony w jak najkrótszym terminie, i jeżeli to możliwe, omówiona zostanie możliwość wypożyczenia innych obiektów. Następnie Pion Konserwacji i Przechowywania Zbiorów zarekomenduje warunki otoczenia i wymagania dotyczące pakowania. Dostarczy ponadto opinie o stanie zachowania obiektów (condition reports), które będą zawsze podróżowały z obiektami.

W celu sfinalizowania wypożyczenia, po jego warunkowym zatwierdzeniu, Muzeum Narodowe w Krakowie musi ustalić warunki wypożyczenia z Biorącym, i przed dostarczeniem obiektów, musi podpisać umowę wypożyczenia. Wszystkie warunki umowy wypożyczenia muszą zostać spełnione. Warunki wypożyczania obiektów przez Muzeum znajdują się na końcu tego dokumentu.


Koszty (wypożyczenia w granicach RP)

Biorący ponosi odpowiedzialność za wszystkie koszty poniesione w związku z wypożyczeniem. MNK nie nalicza opłat za wypożyczenie tj. kosztów administracyjnych, ogólnych kosztów pakowania i konserwacji – o ile jej wykonanie jest ujęte w planach konserwatorskich w danym roku. Obciążymy Państwa jedynie kosztami przygotowania do wypożyczenia, w tym kosztami niezbędnych zabiegów konserwatorskich. W uzasadnionych przypadkach (przy obiektach szczególnie cennych lub wrażliwych) obciążymy Państwa kosztami pobytu kuriera z MNK. Koszt transportu, ewentualne koszt wykonania specjalistycznych skrzyń potrzebnych do przewozu obiektów, pozostają po stronie wypożyczającego.

Jeżeli potrzebna jest fotografia, na przykład do katalogu wystawy, zamówienia należy wysyłać do Działu Obsługi Klienta za pośrednictwem Anny Studnickiej (astudnicka@mnk.pl). Także w tym wypadku należy przesłać wniosek z minimum trzymiesięcznym wyprzedzeniem. Muzeum Narodowe poinformuje Państwa o szacunkowych kosztach, jeżeli takie powstaną.

Proszę pamiętać, że zwykle najdroższym elementem wypożyczenia są koszty transportu. Prosimy o uwzględnienie tych kosztów z swoim budżecie przeznaczonym na wypożyczenie.


Koszty (wypożyczenia poza granice RP)

W przypadku wypożyczeń zagranicznych musicie Państwo pamiętać, że to na Was, jako Biorących spoczywają wszelkie koszty wynikające z wypożyczenia obiektu. Biorący są odpowiedzialni za opłacanie wszystkich składek ubezpieczeniowych, kosztów transportu, opłat spedycyjnych, podróży i diet kuriera towarzyszącego oraz instalującego/demontującego obiekty, opakowań, elementów ekspozycyjnych, fotografii do katalogów i jakichkolwiek specjalnych prac konserwatorskich i przygotowawczych, niezbędnych do doprowadzenia obiektów do stanu pozwalającego na wypożyczenie. Muzeum Narodowe w Krakowie pobiera opłatę za przygotowanie obiektów do wypożyczenia, w zależności od ilości obiektów i rodzaju koniecznych zabiegów przy nich wykonywanych. O ile to możliwe, szacunkowe koszty zostaną przedstawione z wyprzedzeniem.

Wszystkie nasze wypożyczenia muszą być objęte ubezpieczeniem lub Gwarancją Rządową. Jeżeli nie jest możliwe uzyskanie Gwarancji Rządowych (Government Indemnity) konieczne jest wykupienie ubezpieczenia komercyjnego. Koszty takiego ubezpieczenia pokrywa Biorący.
Jeżeli potrzebna jest fotografia, na przykład do katalogu wystawy, zamówienia należy wysyłać do Działu Obsługi Klienta za pośrednictwem Anny Studnickiej (astudnicka@mnk.pl). Także w tym wypadku należy przesłać wniosek z jak największym wyprzedzeniem. Muzeum Narodowe poinformuje wypożyczającego o szacunkowych kosztach, jeżeli takie powstaną.

MNK zawsze chętnie indywidualnie negocjuje wymagania transportowe dotyczące wypożyczeń.


Podsumowanie procedury wypożyczania:

• wybierz obiekty
• wyślij wniosek formalny do Dyrektora Muzeum Narodowego w Krakowie, określ obiekty, daty i tytuł oraz idee przewodnią ekspozycji
• spełnij warunki wypożyczenia
• pokryj koszty

Wypożyczenia długoterminowe (tylko w obrębie RP)

Wypożyczenia długoterminowe są poddawane kontroli i odnawiane w okresach trzyletnich. Co trzy lata Muzeum sporządzi nową umowę wypożyczenia bądź przygotuje aneks do istniejącej umowy. Warunki otoczenia i stan zachowania obiektów sprawdzi nasz konserwator, który odwiedzi instytucję wypożyczającą. Możemy także poprosić o zdjęcia obiektów, będących naszą własnością. Biorący pokryje wszystkie koszty związane z przeglądem i przedłużeniem wypożyczeń.

W przypadku zmiany okoliczności w miejscu wypożyczenia lub wystawienia mającej wpływ na obiekty wypożyczenia, należy natychmiast powiadomić Sekcję ds. Ruchu Muzealiów i Kwerend Naukowych na piśmie i poprosić o zatwierdzenie takiej zmiany.


Obowiązki wypożyczającego (w wypożyczeniach w granicach RP i poza granicami)

Gdy Biorący otrzyma wypożyczane obiekty, będzie związany warunkami określonymi w naszej umowie wypożyczenia z uwzględnieniem obowiązującego Rozporządzenia MKiDN w sprawie zabezpieczania zbiorów muzeum przed pożarem, kradzieżą i innym niebezpieczeństwem grożącym ich zniszczeniem lub utratą oraz sposobów przygotowania zbiorów do ewakuacji w razie powstania zagrożenia. Biorący mają obowiązek natychmiastowego poinformowania Muzeum o wszelkich zmianach, które mają wpływ na wypożyczone obiekty. Wypożyczonych obiektów nie można przemieszczać bez zgody Muzeum Narodowego w Krakowie. Na wszystkich etykietach, podpisach, winna znajdować się informacja o właścicielu obiektu "własność Muzeum Narodowego w Krakowie".